Política de privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Como seguramente conoce, la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de datos personales (en adelante RGPD), pone de manifiesto la necesidad de reforzar los niveles de seguridad y protección de datos de carácter personal.

Queremos informarle que cumplimos todos los requisitos que dicha legislación exige y que todos los datos, bajo nuestra responsabilidad vienen siendo tratados de acuerdo con las exigencias legales y guardándose las debidas medidas de seguridad que garantizan la confidencialidad de los mismos.

No obstante, dadas las novedades legislativas habidas, creemos oportuno poner en su conocimiento y someter a su aceptación la siguiente política de privacidad:

¿Quién es el responsable de tratamiento de sus datos?

Identidad: SAMELAR MAIN, S.L.U.

CIF: B52526985

Dirección Postal: Calle Eratostenes, 91, 33392 Gijón, Asturias

Correo electrónico: dpd@hellorentacar.es

¿Con qué finalidad tratamos los datos personales que nos facilita?

 Oferta y Gestión Comercial de los productos y servicios solicitados y envío de comunicaciones comerciales sobre productos o servicios similares a los contratados por el cliente con el que exista una relación contractual previa, legitimados conforme al artículo 21 la LSSICE.

 Uso interno, realización de operaciones y gestión administrativa, económica y contable derivada de la relación con el titular (relación comercial y/o contractual).

 Gestión de la Contratación y prestación de servicios de la organización, así como del cumplimiento de requisitos contractuales y normativos vinculados a la organización u operación solicitada.

 Gestión del Contacto con el interesado a través de los medios de comunicación facilitados (mail, dirección postal y/o teléfono) a fin de gestionar las consultas que nos haga llegar a través de los canales habilitados a tal efecto, gestionar avisos y coordinar actuaciones derivadas de los servicios que nos solicite por parte de personas relacionadas con la organización, la marca y/o por encargados de tratamiento contratados por la misma para las finalidades legitimadas y/o consentidas.

 Verificar licencias de conducir u otras identificaciones provistas por el gobierno, verificar los criterios de conducción segura para conductores cualificados, verificar si reúne los requisitos para utilizar una cuenta designada y códigos de descuentos; resolver violaciones con motivo de peajes, tráfico o estacionamiento; procesar cualquier reclamo relacionado con accidentes y/o lesiones; prestar servicios de asistencia en rutas y proteger o defender los derechos o el bienestar tanto nuestro como de nuestros empleados, clientes y demás personas; y en lo que de otro modo sea necesario para prestar los servicios solicitados por usted.

 Envío de comunicaciones comerciales sobre productos o servicios similares a los contratados por el cliente con el que exista una relación contractual previa, legitimados conforme al artículo 21 la LSSICE.

 Atención a sus consultas y solicitudes: Gestión de Respuesta a Consultas, Reclamaciones o Incidencias, Solicitudes de Información, Recursos y/o de Actividades.

 Promoción y Difusión de la Organización: La Elaboración, Publicación y Comunicación de Estadísticas, Memorias de Actividad e Información asociada a la comunicación y transparencia de su Actividad, así como la Grabación y Publicación de Material Divulgativo, Comunicación y Gestión de Campañas, Actividades, Eventos, Concursos y/o Grabación y Publicación, en los medios de comunicación de la organización (incluida web y redes sociales) y/u otros medios de comunicación pública, de videos, grabaciones y fotos asociadas a las actividades desarrolladas por la organización que pueden incorporar la imagen del titular, en la medida en que nos hubiera consentido inequívocamente.

 Control de calidad sobre nuestros productos y servicios, gestión de la Calidad de procesos y actividades, realización de encuestas de opinión, así como la evaluación de los resultados de satisfacción/percepción y rendimiento de los grupos de interés de la organización.

 Aportación de evidencias de justificación de campañas, actividades, promociones, concursos, proyectos y subvenciones en los que participe la organización.

 Gestión del Cumplimiento Normativo (normativa aplicable así como normativa interna de obligado cumplimiento): Investigación, monitorización y auditoría de controles establecidos para la prevención de delitos pudiendo establecerse los controles de acceso a las instalaciones, así como los controles relativos al uso de las imágenes captadas por los sistemas de video-vigilancia para la investigación de los accidentes y/o incidentes que pudieran producirse, así como incumplimientos de normativa, delitos o comportamientos ilícitos.

 Análisis de Perfiles, en la medida en que nos hubiera consentido inequívocamente "Con el fin de poder ofrecerle productos y servicios de acuerdo con sus intereses, así como mejorar su experiencia de usuario, elaboraremos un “perfil”, en base a la información facilitada. No se tomarán decisiones automatizadas en base a dicho “perfil".

 Evaluación de Solvencia Patrimonial y Crédito a fin de confirmar la viabilidad económica de la operación solicitada, así como, en su caso, la comunicación y gestión asociada a la reclamación de las cuantías acordadas por la prestación del servicio.

 Fines estadísticos e históricos que nos permitan mejorar la estrategia comercial de nuestros productos y servicios.

 Gestión de Visitas y Video-vigilancia de las Instalaciones, así como de la seguridad y el cumplimiento normativo en las mismas, la investigación de posibles incidentes o accidentes, gestión de seguros asociados y gestión de apercibimientos o sanciones por incumplimientos de normas de seguridad.

 La gestión y auditoría de los sistemas de gestión y cumplimiento normativos de procesos e instalaciones de la organización.

 Algunos vehículos que alquile podrán estar equipados con dispositivos que nos permiten enviar órdenes y recibir cierta información del vehículo, lo que incluye datos de geolocalización a partir de un sistema de posicionamiento global (GPS). Estos dispositivos están encendidos todo el tiempo, incluso cuando otros servicios o dispositivos en el vehículo están apagados. El Responsable de Tratamiento podrá recopilar y procesar información del vehículo acerca del propio vehículo, como por ejemplo nivel de combustible, cuentakilómetros, velocidad, datos de diagnóstico y rendimiento, presión de los neumáticos, información sobre accidente o daños, así como también información sobre la ubicación y destino del recorrido. Esta información nos es de utilidad para la prestación de nuestros servicios (como por ejemplo, responder a solicitudes de destrabar puertas, encendido y detención en forma remota, y retiro y devolución de vehículos abandonados), actualizaciones de software, asistencia técnica de productos, localización y respuesta en caso de accidente, identificación de vehículos sometidos a apropiación indebida, denunciados como extraviados, no devueltos, presuntamente robados y robados u otra información que sea solicitada por los organismos o fuerzas de seguridad. También podremos utilizar esta información para fijar algunas de las tarifas que se cobrarán por nuestros servicios. Esta información también nos ayuda a comprender el funcionamiento del vehículo o el comportamiento del conductor, como por ejemplo patrones de tráfico, rendimiento del combustible, comportamiento al volante, uso del vehículo, impactos ambientales y mejoras en el mantenimiento del vehículo.

Podremos compartir información del vehículo con terceros que nos asisten en la prestación y mejora de nuestros servicios, así como también con los organismos o fuerzas de seguridad y otros, a fin de proteger nuestros derechos o hacer cumplir los términos y condiciones de nuestros servicios. Para obtener más información sobre cómo compartimos la información recabada, consulte los destinatarios en la presente política de privacidad. Los servicios y otras funciones similares provistas por el fabricante, que podrán estar incluidas en el alquiler, también podrán recopilar información del vehículo. Le recomendamos que consulte sus políticas de privacidad.

¿Cuánto tiempo conservamos los datos facilitados?

 Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación de licitud de tratamiento, y/o mientras no se solicite su supresión por el interesado tras la finalización formalizada por escrito de la relación con el interesado, con excepción de su conservación para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones del responsable de tratamiento o con miras a la protección de los derechos de otra persona física o jurídica y/o por razones de obligación legal.

 En cualquier caso, al término de la relación los Datos del interesado serán debidamente bloqueados, según lo previsto en la normativa vigente de protección de datos.

 Documentación Contable y Fiscal - A efectos Fiscales: Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tengan trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y, en consecuencia, a liquidar deuda tributaria (Arts. 66 a70 Ley General Tributaria) – 4 años.

 Documentación Contable y Fiscal - A efectos Mercantiles: Libros, correspondencia, documentación y justificaciones concernientes a su negocio, debidamente ordenados a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Esta obligación mercantil se extiende tanto a los libros obligatorios (ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc) (Art.30 Código de Comercio) – 6 años.

 Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de video vigilancia serán cancelados en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que estén relacionadas con infracciones penales o administrativas graves o muy graves en materia de seguridad pública, con una investigación policial en curso o con un procedimiento judicial o administrativo abierto (Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la AEPD, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras) – 30 días.

 Los datos incluidos en los tratamientos automatizados creados para controlar el acceso a edificios (Instrucción 1/1996, de 1 de Marzo, de la AEPD, sobre Ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a edificios) – 30 días.

 Los datos tratados en relación con la garantía legal serán conservados durante la vigencia de la garantía legal y expirada la vigencia de la misma, durante el plazo que pudiera haber una reclamación judicial o administrativa en relación con la garantía legal.

 Datos de localización: el tiempo máximo de almacenamiento es de 2 meses, salvo que se de alguno de los siguientes supuestos: que los mismos sean usados datos para demostrar la ejecución de un servicio cuando no se puede aportar ninguna evidencia por otros medios, pudiendo conservarlos hasta un año; que exista reglamentación específica que prevea esta situación, durante el período que establezca; que la conservación se utilice para guardar un histórico con todos los desplazamientos con la intención de optimizar las rutas realizadas (plazo máximo en este caso de un año).

 Los datos tratados para la remisión de comunicaciones comerciales serán conservados hasta que revoque el consentimiento otorgado.

 Por lo tanto, los datos serán conservados mientras se mantenga vigente la relación comercial, en base a los plazos de conservación establecidos por la normativa vigente apuntada anteriormente, así como los plazos legal o contractualmente previstos para el ejercicio o prescripción de cualquier acción de responsabilidad por incumplimiento contractual por parte del interesado o de la Organización (reforma del Código Civil establece un plazo de 5 años para poder llevar a cabo una acción por responsabilidad civil, plazo que computa desde la fecha en que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación).

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

 La base legal para el tratamiento de sus datos es la ejecución de un contrato: cumplimiento de su solicitud, oferta, pedido y/o contrato comercial. Los datos solicitados son necesarios para la correcta prestación del mismo.

 El cumplimiento de obligaciones jurídicas: Normativa administrativa, mercantil, tributaria, fiscal, contable y financiera y legislación de defensa de consumidores y usuarios.

 Satisfacer un interés legítimo del Responsable: Tratamiento de datos como partes de una relación comercial y/o contrato, que sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento, transmisiones de datos dentro de grupos empresariales para fines administrativos internos, marketing directo, prevención del fraude, así como supuestos de interés legítimo en los que el responsable pudiera ser parte perjudicada y fuera necesario el tratamiento y la comunicación de los datos del incumplidor a terceros a fin de gestionar el cumplimiento normativo y la defensa de los intereses del responsable de tratamiento, fines de video-vigilancia como interés legítimo de la organización en la protección de sus activos, así como el interés legítimo de marketing directivo habilitado por la LSSICE (envío de comunicaciones comerciales sobre productos o servicios similares a los contratados por el cliente con el que exista una relación contractual previa).

 El consentimiento del interesado en el caso que nos haya otorgado el consentimiento marcando las casillas habilitadas a tal efecto en las cláusulas de protección de datos habilitadas en el documento base que haya regulado la relación comercial en función del canal comercial de contacto.

¿A qué destinatarios se pueden comunicar sus datos?

 Organizaciones o personas directamente contratadas por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento: Colaboradores Comerciales, Empresas relacionadas con la gestión del transporte, Agencias de Publicidad/Marketing, Asesoría Jurídica, Entidades Subcontratadas para la ejecución de trabajos/servicios objeto del contrato con el cliente, Entidades de Gestión de Cobro y Seguro de Crédito, Auditores de Gestión y/o de Cumplimiento Normativo.

 Organismos u órganos de la Administración Pública con competencias en las materias objeto de las finalidades del tratamiento (especificar): AEAT, así como organismos gubernamentales, de regulación y las fuerzas del orden en los siguientes casos: para verificar su licencia de conducir y garantizar que usted cumple nuestros criterios de conducción segura; según lo requieran estos organismos cuando la divulgación sea exigida o permitida por ley; para tomar medidas ante actividades ilegales o violaciones a las condiciones del servicio; cuando consideremos de buena fe que existe una emergencia que implica una amenaza a su seguridad o la de otra persona; y cuando así lo exija o permita la ley.

 Compañías de Seguros, en los casos de investigación de incidencias y/o delitos o ilícitos y que sean necesarios para la cobertura de responsabilidades.

 Entidades Financieras (especificar): Domiciliación recibos y/o gestión de cobro efectos y otros medios de pago, así como para la gestión de la pasarela de pagos de comercio electrónico.

 Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (especificar): En la medida en que fuera requerido un derecho de acceso justificado en la investigación de un incumplimiento normativo.

 Canal de Denuncias Compliance (Las denuncias sobre vulneración de las normas de protección de datos son transmitidas al “Compliance Officer”).

¿Bajo qué garantías se comunican sus datos?

La comunicación de datos a terceros se realiza a entidades que acrediten la disposición de un Sistema de Protección de Datos de Carácter Personal acorde a la legalidad vigente.

¿Cuáles son sus derechos?

 Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si estamos tratando datos personales que les conciernan, o no.

 Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos".

 En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

 En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos, en cuyo caso el Responsable de Tratamiento dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones".

 En virtud del derecho a la portabilidad, los interesados tienen derecho a obtener los datos personales que les incumben en un formato estructurado de uso común y lectura mecánica y a transmitirlos a otro responsable".

 En el caso de que haya otorgado el consentimiento para alguna finalidad específica, tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

¿Cómo se pueden ejercer los derechos?

Dónde dirigirse para ejercitar sus derechos:

Si desea ejercitar sus derechos, por favor, diríjase al canal establecido para el ejercicio de derechos por parte del responsable de tratamiento:

dpd@hellorentacar.es a fin de que podamos dar respuesta a su solicitud de forma gestionada".

Información requerida para ejercitar sus derechos:

 Para ejercitar sus derechos, necesitamos acreditar su identidad y la petición concreta que nos formula, por cuanto le solicitamos la siguiente información:

- Información documentada (escrito/correo electrónico) de la petición en la que se concreta la solicitud.

- Acreditación de identidad como titular de datos objeto de ejercicio (Nombre, apellidos del interesado y fotocopia del DNI del interesado y/o de la persona que lo represente, así como el documento acreditativo de tal representación.

- Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante (en caso de escrito), o nombre completo y apellidos (en caso de correo electrónico), o bien validación de la solicitud en zona privada del canal de comunicación con clave personal de autenticación de su identidad).

- Cuando el responsable del tratamiento tenga dudas razonables en relación con la identidad de la persona física que cursa la solicitud, podrá solicitar que se facilite la información adicional necesaria para confirmar la identidad del interesado.

Procedimiento General de Ejercicio de sus derechos:

 Una vez recibida la información requerida procederemos a dar respuesta a su solicitud conforme al procedimiento general de ejercicio de derechos de la organización:

- El responsable del tratamiento facilitará al interesado información relativa a sus actuaciones sobre la base de una solicitud con arreglo a los artículos 15 a 22 (Derechos del interesado), y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud.

- Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes.

- El responsable informará al interesado de cualquiera de dichas prórrogas en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, indicando los motivos de la dilación.

- Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, la información se facilitará por medios electrónicos cuando sea posible, a menos que el interesado solicite que se facilite de otro modo.

- Si el responsable del tratamiento no da curso a la solicitud del interesado, le informará sin dilación, y a más tardar transcurrido un mes de la recepción de la solicitud, de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación ante una autoridad de control y de ejercitar acciones judiciales.

- La información facilitada será de carácter gratuito, salvo canon razonable por costes administrativos.

- El responsable de tratamiento podrá negarse a actuar respecto de la solicitud, si bien soportará la carga de demostrar el carácter manifiestamente infundado o excesivo de la solicitud.

¿Qué vías de reclamación existen?

Si considera que sus derechos no se han atendido debidamente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente (www.agpd.es).

¿Cómo hemos obtenido sus datos?

 El propio interesado o su representante legal.

 Entidad privada: Otras empresas relacionadas con el Responsable, eventos, ferias y conferencias sectoriales organizadas y/o en las que participa la organización, bases de datos comerciales legitimadas, así como de terceros con la que el responsable de tratamiento mantiene de una relación comercial o de prestación de servicios y para lo cual ha de disponer de sus datos personales para la tramitación del servicio solicitado o para cumplir con nuestros compromisos contractuales y obligaciones fiscales y contables asociados al servicio objeto de contratación y/o para la verificación del cumplimiento normativo bajo responsabilidad de la organización.

¿Qué categoría de datos tratamos?

Datos identificativos y de contacto por ejemplo a título enunciativo, pero no limitativo: nombre, apellidos, teléfono o correo electrónico. Datos de licencia de conducción del conductor. Datos de preferencias y aficiones, si los hubiera en el formulario que rellene, Datos de información comercial acerca de sus preferencias por ejemplo a título enunciativo, pero no limitativo: el tipo de vehículo y/o vehículos en los que está interesado.

Información Comercial; Datos económico, financieros y/o de condiciones de pago; Otro tipo de datos: datos de contacto de personas involucradas o relacionadas con el servicio objeto del contrato/solicitud.

La estructura de datos que tratamos no contiene datos relativos a condenas e infracciones penales, ni datos especialmente protegidos, salvo en los casos en los que el titular sea beneficiario de condiciones especiales y haya de facilitar documentación que incorpore dicha información a fin de que pueda ser acreditado o justificado el cumplimiento de dicha condición.

¿Cómo se guardan sus datos personales de forma segura?

El responsable de Tratamiento toma todas las medidas necesarias para guardar sus datos personales de forma privada y segura. Sólo personal autorizado de terceros directamente contratadas por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento o personal autorizado de nuestra empresa (que tienen la obligación legal y contractual de guardar toda la información de forma segura) tienen acceso a sus datos personales. Se exige a todo el personal que tiene acceso a sus datos personales que se comprometa a respetar la Política de Privacidad del responsable de Tratamiento y la normativa de protección de datos y a todos los empleados de Terceros que tienen acceso a tus datos personales que firmen los compromisos de confidencialidad en los términos establecidos en la legislación vigente. Además, se asegura contractualmente que las empresas de terceros que tienen acceso a sus datos personales los mantengan de forma segura. Para asegurarnos de que sus datos personales están protegidos, el Responsable dispone de un entorno de seguridad IT y adopta las medidas necesarias para evitar accesos no autorizados.

El responsable de Tratamiento ha formalizado acuerdos para garantizar que tratamos sus datos personales correctamente y de acuerdo con la ley de protección de datos. Estos acuerdos reflejan las respectivas funciones y responsabilidades en relación con usted, y contemplan qué entidad se encuentra en la mejor posición para cumplir con sus necesidades. Estos acuerdos no afectan a sus derechos en virtud de la ley de protección de datos.

Para obtener más información sobre estos acuerdos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.